Das interne Rechnungswesen sollten Selbständige betreiben, um zu dokumentieren, zu planen und zu steuern. Das externe Rechnungswesen dagegen folgt rechtlichen Vorgaben und Strukturen.
Begründet durch das Fremdinteresse sind Kaufleute zur Buchführung verpflichtet. Diese Pflicht gilt für Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind. Sollten Einzelkaufleute einen Umsatz von weniger als 600 Tausend Euro pro Geschäftsjahr oder einen Gewinn von weniger als 50 tausend Euro haben, sind sie von der Buchhaltungspflicht befreit. Freiberufler sind ebenfalls von der externen Buchhaltungspflicht außer Acht gelassen.[1] Um anderen Marktakteuren einen Einblick zu geben und auch um den zu versteuernden Umsatz zu ermitteln, müssen die Unternehmen ihre Bilanzen und Bücher veröffentlichen. Die genauen Regelungen findest du hier:
Um leichter auf Kennzahlen zugreifen zu können, sollten Bücher sorgfältig geführt werden. Auf Basis der Kennzahlen wie Gewinn und Umsatz kann das Unternehmen später besser gesteuert und gelenkt werden. Außerdem macht die Buchführung die aktuelle Situation für die eigenen Mitarbeiter:innen und einen selbst übersichtlicher.
Vielen Gründern bereitet die Buchhaltung Sorgen, da Sie als kompliziert und unübersichtlich gilt. Doch welche Lösungen gibt es? Die Buchhaltung kann sowohl Unternehmensintern als auch extern erledigt werden. Im Folgendem werden die Vor- und Nachteile der üblichen Strategien erläutert.
Für den niedrigsten Kostenaufwand erledigt man die Buchhaltung auf die altmodische Art in eigenen Tabellen. Allerdings ist diese Lösung sehr zeitintensiv, da sich mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen zur korrekten Buchführungen beschäftigt werden muss. Ein weiterer Nachteil ist hierbei ist der Faktor der Unternehmensgröße. Wenn das Unternehmen stätig wächst und die Anzahl der geschäftsrelevanten Vorgänge zunimmt, stößt die herkömmliche Lösung schnell an seine Grenzen.[2]
Wenn man die Buchhaltung unternehmensintern regeln will aber nicht auf die eigenen Fähigkeiten vertraut und/oder sich Zeit sparen möchte, sind Software- und Onlinelösungen die richtige Wahl. Manche Anbieter vertreiben solche Lösungen auch kostenfrei, allerdings sind diese in der Kapazität oft begrenzt und eignen sich am besten für den Übergang, während das Unternehmen wächst. In größeren Unternehmen mit vielen Buchungen empfehlen sich eher kostenpflichtige Programme, die oft einen besseren Service anbieten. Mehr Informationen über die einzelnen Artikel findest du hier.
Gerade im fortgeschrittenem Unternehmensstadium ist es oft nicht mehr möglich selbst die Bücher zu führen. Eine Möglichkeit ist es einen Buchhalter intern zu beschäftigen, was aber aufwändig und teuer ist, weswegen das Auslagern ebenfalls eine Option ist.[3]
Beim Arrangieren eine:r Steuerberater:in profitiert man von der jahrelangen Erfahrung und seiner Expertise. Der Steuerberater kümmert sich nicht nur um die Buchhaltung und die Bilanz, sondern auch um die Steuererklärung. Allerdings ist diese Lösung oft teurer als der Kauf einer Software und die Daten sind nicht jederzeit verfügbar, sondern nur zu den Bürozeiten des Beraters.[4]
Die Zusammenarbeit mit eine:r Buchhalter:in hat ähnliche Konsequenzen wie mit einem Steuerberater. Hierbei ist zu beachten, dass der Buchhalter nicht in der Lage ist den Jahresabschluss zu erledigen. Bei der Zusammenarbeit ist wie immer zu bedenken, wie stark man sich an das Buchhaltungsbüro binden will und wie groß der Grad der Abhängigkeit sein soll.