Beim Thema IT sind viele Gründerinnen zwiegespalten. Zum einen hofft man auf das Potenzial einer gut strukturierten IT-Infrastruktur, und zum anderen sorgt man sich um die Konsequenzen von Fehlern. Aber wie sehen die Chancen und Risiken konkret aus? Wie sieht die grundlegende Struktur aus und welche konkreten Tipps kannst du mitnehmen? Antworten auf diese Fragen findest du im folgenden Artikel.
Ineffektive Strukturen, unsichere Datenverwaltung und vieles mehr kann anfangs davon abhalten sich mit IT zu beschäftigen und diese im eigenen Unternehmen zu etablieren. Und auch wenn es durchaus Risiken im Aufbau einer IT-Infrastruktur im Unternehmen gibt, sind die Chancen und das Potenzial nicht mehr zu vernachlässigen. IT kann einen positiven Einfluss auf sämtliche Bereiche des Unternehmens haben und insgesamt einen enormen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Somit besteht das Risiko bei diesem Thema eher darin, den IT-Ausbau zu verschlafen.
Kunden haben durch einen fehlerfreien und konstanten Umgang mit dem Onlineshop ein verbessertes Kauferlebnis und werden vom Kauf nicht durch Störungen abgehalten. Wenn dies nicht gewährleistet ist, können auch die besten Marketingbemühungen wenig ausrichten. Kunden haben sich heutzutage an einen fehlerfreien Umgang mit Onlineshops gewöhnt und erwarten nicht weniger als einen reibungslosen Ablauf beim Kauf. [1]
Aber nicht nur nach außen hin wirkt ein IT-System. Sämtliche interne Abläufe lassen sich durch vernetzte Technologien produktiver und effizienter gestalten. Sowohl in der Kommunikation, im HR und der Produktion können Prozesse optimiert werden.
Was das Datenbasierte Marketing für deinen unternehmerischen Erfolg bedeuten kann, konntest du bereits lesen. Eine Grundlage hierfür ist allerdings auch ein funktionierendes IT-System, um schneller datenbasiert Entscheidungen zu treffen.
Der genaue Aufbau der IT-Infrastruktur hängt selbstverständlich stark vom jeweiligen Unternehmen ab. Dennoch bleibt die Grundidee oft gleich. Grundsätzlich entscheidet man zwischen Hard- und Software. Ohneeinander sind sie jeweils nutzlos. Während die Hardware alle physischen Mittel beschreibt, die für den Ablauf verschiedener Prozesse benötigt werden, laufen auf der Software sämtliche Protokolle und Anweisungen für die Hardware. [2]
Die notwendige Hardware für ein laufendes IT-Netzwerk ist relativ überschaubar. Neben den Computern selbst werden in der Regel auch Server und Rechenzentren benötigt. Um die einzelnen Bestandteile des Netzwerks zu verbinden, muss außerdem die Möglichkeit bestehen, Netzwerkverbindungen zu legen.
In der Regel genügen Webserver, die passenden Betriebssysteme und ein Enterprise-Resource-Planning Programm (ERP) zum Planen jeglicher Ressourcen (Personal, Fertigungsgüter usw.). Um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, empfiehlt sich in der Regel zudem ein Content-Management-System anzuschaffen.
Besonders, wenn du dich dazu entschieden hast selbständig an deiner IT-Infrastruktur zu arbeiten, ist es notwendig deine spezifischen Anforderungen zu definieren. Allerdings solltest du dir darüber auch in Kooperationen mit externen Experten bewusst sein, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Die Dimensionen deines Unternehmens, besonders auf die Anzahl der Mitarbeiter:innen bezogen, ist ausschlaggebend für die Dimensionen der Hardware. In kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeiter:innen ist es in der Regel keine große Herausforderung, den zeitgleichen Zugriff der Mitarbeiter zu gewährleisten, wohingegen das IT-System bei vielen Mitarbeiter:innen angepasst werden muss. Hierbei kommt es besonders auf das Netzwerk und den Server an. [3]
Dieser Punkt bezieht sich indirekt zwar auch auf die Dimensionen, aber unterstreicht viel mehr das Potenzial und die zukünftige Entwicklung, als den Ist-Zustand. Wenn zu erwarten ist, dass in Zukunft mit größeren Datenmengen oder einfach mehr Zugriffen auf das System gearbeitet wird, ist es notwendig einige Dinge zu berücksichtigen. Die kritischen Punkte sollten ohne großen Aufwand erweitert oder ausgetauscht werden können.
Es ist außerdem wichtig, sich über den alltäglichen Gebrauch der IT im Klaren zu sein. Wird mit großen Datenmengen direkt auf den Computern der Mitarbeiter agiert oder handelt es sich bei der Hauptaufgabe des Systems lediglich um die Abfrage von Daten? Wenn diese Fragen geklärt sind, weiß man schon wesentlich mehr über die Gewichtung des Systems.
Beim Zusammenstellen der Hardware sollte man sich auch durchaus darüber bewusst sein, welche Software man verwenden möchte. In der Regel haben die grundlegenden Programme in den Bereichen ERP, E-Mail oder Projektmanagement wenig Anforderungen und können bereits mit einer rudimentären Hardware laufen. Software für besondere branchenbezogenen Software kann dagegen sehr viel mehr CPU (Prozessor für Rechenleistung) benötigen.
Ein ausschlaggebender Punkt ist zudem, ob auf ein cloudbasiertes System zurückgegriffen werden soll oder nicht. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass die Software beim Cloud-Computing nicht auf Hardware läuft, die vor Ort im eigenen Gebäude installiert wurde, sondern auf externen Servern, die über das Internet mit dem Unternehmen verknüpft sind.
Durch das Cloud-Computing spart man sich im ersten Moment eine Menge Installationsaufwand und die hohen Kosten zum Anfang. Des Weiteren ist man auch nicht dafür verantwortlich, das System zu warten. Wenn sich die Anforderungen ändern, muss man sich in der Regel auch keine Gedanken um den Ausbau machen, sondern kann einfach nach Bedarf dazukaufen.
Wenn es um die Kosten geht, spart man beim Cloud-Computing zwar zu Beginn bei der Installationsinvestition, allerdings sind die laufenden Kosten wesentlich höher.
Hinsichtlich der eigenen Emanzipation schränkt einen die Cloud-Version ebenfalls ein.
Zwar sind die großen Anbieter auch bestens gegen Ausfälle und Sonstiges geschützt, dennoch gibst du die Verantwortung für die Sicherheit in diesem Bereich komplett ab.
Schlussendlich sparst du aber auch hinsichtlich der Personalaufwände, da du niemanden brauchst, der sich um die Instandhaltung des Systems kümmert.
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