4.1.1 Prozessautomatisierung

Immer mehr Industriegiganten automatisieren ihre Prozesse und bereiten sich somit nicht nur auf den globalen Wettbewerb, sondern auch auf den Fachkräftemangel vor. Eine Umfrage von Sage ergab allerdings auch, dass Unternehmen in Deutschland im Jahr 2019 fast vier Prozent der Zeit an ineffiziente Verwaltungsabläufe verlieren. In absoluten Zahlen entsprach dies circa 30 Milliarden Euro, Tendenz steigend.
Aus diesen Abläufen heraus können die Unternehmen keine Wertschöpfung generieren. Dass Deutschland bei der Umfrage von zwölf verschiedenen Ländern am zweitschlechtesten Abschnitt, schönt die Zahlen ebenfalls nicht.
Besonders große Faktoren sind hierbei die administrativen Arbeiten rund um das Rechnungswesen und die Personalabteilung. Die Lösung für viele dieser Tätigkeiten heißt Prozessautomatisierung. Dieses Stichwort ist in den letzten Jahre immer präsenter in der Unternehmenswelt geworden. Ganze Unternehmen basieren alleine auf der Beratung zur Prozessoptimierung. Doch was sind eigentlich die konkreten Vorteile von Prozessoptimierung?

Vorteile

Ein großer Vorteil, der für viele bereits ausschlaggebend ist, ist die Gewinnmaximierung durch das Einsparen von Kosten. Wie bereits erwähnt, besteht in Deutschland ein enormes Potenzial in der Reduktion von ineffektiven Prozessen. Diese Ebene liegt noch am ehesten auf der Hand und in trotz seiner Einfachheit ausschlaggebend für alle Unternehmen, die primär aus wirtschaftlichen Gründen handeln. Allerdings gibt es neben solch offensichtlichen Vorteilen auch noch weitere Ebenen, auf denen die Prozessautomatisierung einen Einfluss hat.
Vorab ist festzuhalten, dass es bei der Prozessoptimierung in der Regel nicht um das Wegrationalisieren von Arbeitsplätzen geht. Im Gegenteil sorgt die Personalknappheit oft für solche Ansätze. Da die meiste Zeit beim Nachgehen von administrativen Tätigkeiten verloren geht, werden die Mitarbeiter:innen durch automatisierte Prozesse entlastet und haben mehr Zeit Tätigkeiten nachzukommen, die für die Wertschöpfung relevant sind und ihre Zufriedenheit fördern. Beim Bewältigen dieser Aufgaben kann sich ihr Potenzial wesentlich besser entfalten, als beim Nachgehen von monotoner Arbeit. So können vermutlich weitere Möglichkeiten gefunden werden, nachhaltig Kosten zu reduzieren. Neben einem besseren Unternehmensklima können aber auch simple Fehler vermieden werden, die nach Stunden von monotoner Arbeit auftreten können.

Besonders als junge/r Gründer/in hast du den Vorteil, dass du Strukturen und Prozesse bereits zu Beginn so gestalten kannst, dass sie sich kurz- oder langfristig automatisieren lassen. Es kann allerdings auch schon eine Menge bewirken, wenn du dir von Anfang an bewusst machst, dass Prozesse nicht als Nebenprodukt des operativen Geschäfts entstehen sollten, sondern bewusst optimal gestaltet werden müssen.

Welche Möglichkeiten gibt es?

RPA

Besonders für repetitive oder fehlerlastige administrative Aufgaben eignen sich das sogenannte Robotic-Process-Automation. Ein Software-Robotor kann heutzutage in kurzer Zeit lernen, Aufgaben zu bewältigen und somit Teile des Personals zu entlasten. Hierbei sind der Skalierbarkeit theoretisch keine Grenzen gesetzt. Die klassischen Vorteile der Prozessoptimierung treffen auch hier zu, da neben der Reduzierung der Fehler auch Zeit und Geld gespart wird. In der Regel folgen nach der Anfangsinvestition für den Erwerb und die Installation der Software keine oder wenn sehr geringe Kosten. Wer ausreichend Know-how mitbringt, kann die notwendige Software auch selber installieren, wovon die meisten Anbieter abraten. Besonders in der Finanzbranche ist der Gebrauch von RPAs verbreitet, wohingegen sich viele mittelständische Unternehmen vorerst zurückhalten. Du als junge/r Gründer/in solltest die Vorteile und Möglichkeiten von RPAs allerdings auf jeden Fall im Blick behalten. Besonders hinsichtlich automatisierten Bezahlfunktionen in Onlineshops oder anderen Anwendungsoptimierungen gibt es viele Möglichkeiten.

DMS

Neben der Robotic-Process-Automation bieten auch sogenannte Dokumentmanagementsysteme viele Vorteile für dein Unternehmen. Sie sorgen zum Beispiel dafür, dass neu erstellte Dokumente erfasst, sortiert und für deine Mitarbeiterinnen bereitgestellt werden. Das ganze funktioniert, ohne dass deinem Personal Fehler beim Ordnen und Archivieren unterlaufen können. Hierbei können besonders Rückfragen zur Nomenklatur und allgemeinen Ordnung minimiert werden, weil das System automatisiert arbeitet. DMS fügen also Akten und Dokumente aus sämtlichen Bereichen (Buchhaltung, Personal und Rechnungen) in einem Ordnungssystem zusammen, ohne dass ein großer administrativer Aufwand entsteht. Hier findest du Beispiele für die Möglichkeiten von DMS.

ECM

Der Unterschied zwischen einem Dokumentmanagementsystem und einem Enterprise-Content-Management liegt vor allem in den Worten „Dokument“ und „Content“. Anders als beim DMS, werden beim ECM nicht nur klassische Dokumente, wie Rechnungen usw. verarbeitet, sondern auch Bilder, Videos und Tondateien. Das automatisierte Verwaltung von Bildern und Videos ist zwar mit denkbar mehr Aufwand verbunden, kann allerdings auch von digitalen Helfern erledigt werden. Auch hier besteht der Vorteil in der Regel darin, dass die laufenden Kosten nach einer Anfangsinvestition nur sehr gering sind. Beispiele für ECMs findest du hier.

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